Tři nejhorší věci na e-mailech a jak je vyřešit

Kolik máte nepřečtených zpráv?

Omlouvám se, pokud čekáte na e-mail ode mě. Můj Gmail má 17 539 nepřečtených zpráv.

Zvedněte ruku, pokud jich máte ještě víc. Pro mnohé už Gmail není prostorem pro komunikaci, ale spíše nekonečnou kopu, ve které může snořit Google.

Pandemický život tuto hromadu ještě naplnil novými kupony, pozvánkami na Zoom, newslettery a školními zadáními. Důležité rozhovory se přesunuly do SMS zpráv, na Whatsapp, Slack a Facebook, ale e-mailů nás to nezbavilo… a neodpovídat na ně je pořád velmi neslušné.

Co je špatného na e-mailech?
Trochu perspektivy na tento problém jsem získal během minulého měsíce, kdy jsem testoval novou e-mailovou službu Hey. Chce, abychom opustili Gmail, Outlook či Yahoo Mail a začali s novou adresou, s novým radikálním organizováním – a platili za to sto dolarů ročně (přibližně 86 eur).

Během prvních čtyř týdnů přilákal Hey 185 tisíc nových uživatelů, pro mě byl mírným úspěchem.

Na soukromém Gmailu jsem denně obdržel pětasedmdesát až sto e-mailů. Poté, co jsem si nastavil přesměrování všech zpráv z Gmailu na Hey, jsem denně čelil pouhým deseti až dvaceti.

Pokud vás to nenapadlo už při té stodolářové cenovce, dovolte mi to vyjasnit: Hey není pro každého. Většina lidí by raději navštívila Sociální pojišťovnu, než aby si měnili e-mailovou adresu. A Hey vyžaduje značné počáteční úsilí, abyste naplno využili jeho organizační systém.

Přesto dělá Hey každému laskavost. Jeho tvůrci, dlouholetí technologickí buřiči z Basecampu, konečně pojmenovávají některé z hlavních problémů e-mailu, které jsme se všichni naučili tolerovat.

Ani Hey je úplně nevyřešil, ale je to vítaný návrat do období, kdy naše digitální nástroje nebyly omezovány několika obrovskými korporacemi, které pohání touha těžit naše osobní informace.

Toto je základ našeho problému: z přihrádky Doručené zprávy se stal seznam úkolů, který pro vás tvoří jiní lidé. V posledních letech jsme přenechali mnoho kontroly algoritmům a reklamním společnostem.

Tento článek není jen nenávistná zpráva pro Gmail. Outlook od Microsoftu, který nahradil Hotmail, také používá umělou inteligenci k organizaci zpráv způsoby, které často nepůsobí velmi inteligentně.

Yahoo Mail vlastněný firmou Verizon Media zcela kolonizoval marketing zaměřený na získávání údajů. Když jsem si chtěl povídat s produktovým manažerem e-mailů z každé firmy o tom, co nefunguje, všichni mě odmítli. Google mi poslal seznam nástrojů Gmailu pro produktivitu, Microsoft odpověděl písemně a Yahoo neodpovědělo. Toto není způsob, jakým se stavíte k produktům, na které jste hrdí.

Gmail s více než 1,5 miliardou účtů a Outlook (Microsoft nechce zveřejnit počet uživatelů) využili svého rozsahu, aby učinily důležité zásahy proti spamu a bezpečnostním hrozbám.

Zaměřili se však na sloužení nejnižšímu společnému jmenovateli – není divu, že většina schránek stále vypadá jako nekonečné řádky textu.

Pár startupů včetně Hey a mnohem dražšího Superhumanu experimentuje s novými nápady, ale existuje dlouhá a smutná historie společností, které chtěly přetvořit e-maily, jen aby je odkoupil Google, Microsoft či jiné giganty… a poté jejich činnost ukončili.

Toto jsou tři nejhorší věci na dnešních e-mailových službách, chytré způsoby, jak je Hey napravuje, a několik způsobů, jak můžete změnit svou schránku s doručenými zprávami. Můžeme jen doufat, že si je vypůjčí někdo z Googlu, Microsoftu či Yahoo.

Problém č. 1 1: leckdo vám může poslat e-mail
Pamatuji si, jaký revoluční pocit jsem měl z Gmailu, když přišel v roce 2004. Dal vám přehrště úložného prostoru zdarma a rychlé vyhledávání, takže jste si věci nemuseli organizovat a vymazávat, abyste něco našli. Hotmail a Yahoo tento přístup později okopírovaly.